Informations légales
Politique de confidentialité
Ce que nous recevons, pourquoi, combien de temps nous le gardons - et comment tout effacer.
Dernière mise à jour : 19 septembre 2026
Transparence - Cette page a été rédigée avec l'aide de Claude (Anthropic), puis relue et validée par le comité de l'OrchestraKot.
En résumé : ce site ne mesure pas votre audience, ne vous piste pas et ne revend rien. Les seules données que nous recevons sont celles que vous nous envoyez volontairement via le formulaire de contact, pour préparer votre prestation musicale.
Qui traite vos données?
Le responsable du traitement est l'OrchestraKot, kot-à-projet de l'UCLouvain constitué en association de fait, Rampe des Ardennais 1, 1348 Louvain-la-Neuve. Pour toute question relative à vos données : orchestrakot.ucl@gmail.com.
Les données sont consultées par les membres du comité de l'OrchestraKot chargés des concerts, et par eux seuls.
Quelles données, et pourquoi
Formulaire de demande de prestation
Lorsque vous remplissez le formulaire, nous recevons :
| Données | Pourquoi |
|---|---|
| Prénom, nom, adresse e-mail, téléphone (facultatif) | Vous recontacter et identifier votre demande |
| Type et nom de votre organisation | Déterminer si la prestation est gratuite (KAP, cercle, régionale) ou fait l'objet d'un devis |
| Date, heure, durée, lieu, type et description de l'événement | Vérifier nos disponibilités et construire une proposition adaptée |
| Ambiance et format souhaités, sonorisation, espace, conditions particulières, commentaires | Calibrer la formation musicale et le répertoire |
| Lien vers un document (facultatif) | Consulter votre programme, plan de salle ou affiche |
| Comment vous nous avez connus (facultatif) | Savoir quels moyens de communication fonctionnent |
Base légale : votre consentement, recueilli par la case à cocher du formulaire (art. 6.1.a du RGPD), et l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b) lorsque la prestation se concrétise.
Protection anti-spam (reCAPTCHA)
Le formulaire est protégé par Google reCAPTCHA, qui analyse des données techniques (adresse IP, informations sur le navigateur, mouvements de souris et de clavier) afin de distinguer un être humain d'un robot. Ce service est indispensable au fonctionnement sécurisé du formulaire : sans lui, notre boîte de réception serait rapidement inondée de messages automatisés. Il n'est donc pas soumis à votre consentement, mais il n'est chargé qu'au moment où vous commencez à utiliser le formulaire : la simple lecture du site n'envoie rien à Google.
Base légale : notre intérêt légitime à protéger le site contre les usages abusifs (art. 6.1.f du RGPD). Le traitement est opéré par Google ; voir la politique de confidentialité de Google.
Vidéos YouTube
Les vidéos ne sont chargées qu'après votre accord explicite. Tant que vous
n'avez rien accepté, aucune requête n'est envoyée vers YouTube - pas même pour afficher une
vignette. Une fois l'accord donné, nous utilisons le mode « sans cookie »
(youtube-nocookie.com), qui limite le pistage sans toutefois le supprimer
entièrement.
Polices de caractères
Les polices du site sont hébergées sur notre propre serveur : leur affichage ne contacte aucun service extérieur.
Où vont vos données
Vos réponses au formulaire passent d'abord par notre serveur (hébergé par Louvain-li-Nux), qui vérifie la protection anti-spam puis les transmet à un Google Form, sans en garder de copie. Elles sont enregistrées dans un document Google appartenant à l'OrchestraKot, auquel seuls les membres du comité ont accès. Google agit ici comme sous-traitant et peut être amené à traiter des données en dehors de l'Espace économique européen, sur la base des mécanismes de transfert prévus par le RGPD (clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE-États-Unis).
Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos données, et nous ne vous inscrivons à aucune liste de diffusion sans vous l'avoir demandé.
Combien de temps nous les gardons
Soyons francs plutôt que rassurants : nous ne programmons aucune suppression automatique. Les demandes que nous recevons restent dans nos archives tant que l'OrchestraKot existe.
La raison est concrète. Le comité change chaque année et la mémoire du kot tient essentiellement dans ces archives : savoir qu'on a déjà joué pour tel cercle, dans telle salle, avec telle formation, c'est ce qui nous permet de répondre correctement la fois suivante. Effacer ces traces reviendrait à repartir de zéro à chaque rentrée.
En contrepartie, une seule demande de votre part suffit pour tout effacer, à tout moment, sans avoir à vous justifier et sans délai d'attente : orchestrakot.ucl@gmail.com. C'est également valable pour une simple correction ou pour obtenir une copie de ce que nous détenons sur vous.
Vos droits
Conformément au RGPD, vous pouvez à tout moment :
- accéder aux données que nous détenons sur vous ;
- les faire rectifier si elles sont inexactes ;
- en demander l'effacement ;
- demander la limitation du traitement ou vous y opposer ;
- demander leur portabilité vers un autre responsable ;
- retirer votre consentement, sans que cela remette en cause la licéité de ce qui a été fait auparavant.
Il suffit d'écrire à orchestrakot.ucl@gmail.com. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Vous estimez que nous traitons mal vos données? Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles - autoriteprotectiondonnees.be.
Photos et droit à l'image
Les photographies publiées dans la galerie ont été prises lors d'activités publiques de l'OrchestraKot. Si vous y apparaissez et souhaitez qu'une image soit retirée, écrivez-nous : nous la retirerons rapidement, sans vous demander de motif.
Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment si nous ajoutons ou retirons un service tiers. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.